Todoist vs TickTick 실제 사용 비교 (할 일 관리 유지율과 업무 누락 기록)

할 일 관리 앱을 고를 때 처음에는 기능이 많은 앱이 무조건 좋다고 생각했습니다. 그런데 실제 업무에 8주 동안 써보니 중요한 건 기능 개수보다 “매일 계속 쓰게 되는 구조”였습니다. 저는 Todoist와 TickTick을 각각 4주씩 나눠 사용하면서 할 일 관리 유지율, 알림 스트레스, 업무 누락 변화, 입력 속도, 반복 업무 관리 편의성을 기록했습니다. 결론부터 말하면 Todoist는 업무를 빠르게 정리하고 프로젝트별로 관리하기 좋았고, TickTick은 일정·타이머·습관까지 한 화면에서 보려는 사람에게 더 잘 맞았습니다.

비교 기간은 2024년 9월 2일부터 10월 27일까지 총 8주였습니다. 업무 환경은 주 3일 사무실, 주 2일 재택근무였고, 하루 평균 업무 시간은 오전 9시 30분부터 오후 6시 30분까지 약 9시간이었습니다. 사용하는 도구는 Gmail, Slack, Notion, Google Calendar, GitHub, Figma였고, 업무 유형은 콘텐츠 기획 35%, 개발 이슈 정리 30%, 회의·보고 20%, 개인 루틴 15% 정도였습니다. Todoist는 1~4주 차, TickTick은 5~8주 차에 사용했고, 총 기록한 할 일은 Todoist 286개, TickTick 301개였습니다.

비교 방식과 기록 기준

앱을 단순히 느낌으로 비교하지 않기 위해 매일 퇴근 전 10분씩 기록표를 작성했습니다. 기록 기준은 다섯 가지였습니다. 첫째, 하루에 등록한 할 일 수. 둘째, 당일 완료한 할 일 수. 셋째, 다음 날로 밀린 업무 수. 넷째, 알림을 받은 횟수. 다섯째, 실제 누락된 업무 수입니다. 여기서 업무 누락은 “마감 시간이 지났는데 앱에서도 확인하지 못했고, 다른 사람이 다시 알려준 경우”로만 계산했습니다.

유지율은 등록한 할 일 중 당일 체크 처리한 비율로 계산했습니다. 예를 들어 하루에 12개를 등록하고 9개를 완료했다면 유지율은 75%로 적었습니다. 알림 스트레스는 1점부터 5점까지 주관적으로 기록했습니다. 1점은 거의 방해 없음, 3점은 중간중간 흐름이 끊김, 5점은 알림 때문에 집중이 무너진 수준으로 정했습니다.

Todoist 사용 설정 예시

Todoist에서는 프로젝트를 크게 4개로 나눴습니다. 업무, 회의, 개인, 반복 루틴이었습니다. 라벨은 @집중, @10분, @회신, @대기중, @외근으로 만들었습니다. 우선순위는 P1은 오늘 반드시 끝낼 일, P2는 이번 주 안에 끝낼 일, P3은 여유 업무로 정했습니다. 실제 설정은 아래처럼 운영했습니다.

[Todoist 설정 예시]
프로젝트: 업무 / 회의 / 개인 / 반복 루틴
라벨: @집중, @10분, @회신, @대기중, @외근
필터: 오늘 & P1, @회신 & 오늘, @집중 & no date
반복 일정: 매주 월요일 09:40 주간 계획 작성
알림 시간: 업무 시작 10분 전, 회의 15분 전

Todoist에서 좋았던 점은 입력 속도였습니다. “내일 오전 10시 보고서 초안 검토”처럼 자연어로 적고 날짜를 붙이면 빠르게 등록할 수 있었습니다. 4주 동안 할 일 286개를 입력하면서 1개당 평균 입력 시간은 11.8초였습니다. 업무 중 Slack에서 받은 요청을 바로 할 일로 옮길 때 특히 편했습니다.

TickTick 사용 설정 예시

TickTick은 일정 관리와 집중 타이머를 함께 쓰는 방식으로 설정했습니다. 리스트는 업무, 일정, 개인, 반복으로 나눴고, 태그는 #집중, #짧은업무, #확인필요, #보고로 만들었습니다. Todoist와 다르게 TickTick에서는 캘린더 보기와 포모도로 타이머를 적극적으로 썼습니다.

[TickTick 설정 예시]
리스트: 업무 / 일정 / 개인 / 반복
태그: #집중, #짧은업무, #확인필요, #보고
캘린더 보기: Google Calendar 연동
타이머: 25분 집중 + 5분 휴식
반복 일정: 매주 금요일 17:00 주간 회고
알림: 마감 30분 전 1회만 사용

TickTick은 할 일과 캘린더를 같이 보는 점이 좋았습니다. 특히 회의가 많은 날에는 “오늘 할 일 12개”만 보는 것보다, 실제 빈 시간이 몇 시간인지 같이 보여서 계획을 덜 무리하게 잡게 됐습니다. Todoist를 쓸 때는 하루 평균 11.4개를 등록했는데, TickTick 사용 후에는 하루 평균 10.1개로 줄었습니다. 할 일을 덜 등록했지만 완료율은 오히려 올라갔습니다.

Todoist vs TickTick 적용 전후 비교표

항목	Todoist 4주 평균	TickTick 4주 평균	체감 차이
총 등록 할 일	286개	301개	TickTick 기간에 반복 루틴 포함 증가
하루 평균 등록 수	11.4개	10.1개	TickTick은 캘린더 보고 적게 잡음
할 일 관리 유지율	78.6%	84.3%	TickTick이 조금 높음
업무 누락	4주간 7건	4주간 3건	캘린더 결합 후 감소
하루 알림 수	평균 9.2회	평균 5.4회	TickTick에서 알림 줄임
알림 스트레스	5점 중 3.7점	5점 중 2.6점	알림 정책 차이 큼

업무 누락 변화가 가장 크게 느껴졌다

Todoist를 사용할 때 업무 누락은 4주 동안 7건이었습니다. 가장 기억나는 누락은 9월 18일 오후 4시까지 보내야 했던 클라이언트 수정안 회신이었습니다. Todoist에는 “수정안 확인”이라고만 적어두고 마감 시간을 넣지 않았습니다. 결국 오후 5시 10분에 Slack에서 다시 연락을 받고 처리했습니다. 이때 실제 지연 시간은 1시간 10분이었습니다.

TickTick에서는 캘린더 보기로 마감 시간을 더 자주 보게 되면서 누락이 3건으로 줄었습니다. 특히 회의 사이 빈 시간이 30분 이하인 날에는 큰 업무를 등록하지 않고, #짧은업무 태그만 처리했습니다. 이 방식으로 바꾼 뒤 다음 날로 밀린 업무는 Todoist 기간 하루 평균 2.8개에서 TickTick 기간 1.6개로 줄었습니다.

알림 스트레스는 설정 방식 차이가 컸다

Todoist 초반에는 알림을 너무 많이 켰습니다. 회의 15분 전, 업무 마감 30분 전, 반복 루틴 알림까지 모두 켜두니 하루 평균 11회 이상 알림이 왔습니다. 9월 12일에는 알림이 16회 왔고, 그날 집중 업무 시간은 2시간 10분밖에 되지 않았습니다. 평소 목표 집중 시간 3시간보다 50분 부족했습니다.

이후 TickTick에서는 알림 기준을 바꿨습니다. 회의는 Google Calendar 알림만 사용하고, TickTick 알림은 마감이 있는 업무에만 30분 전 1회 설정했습니다. 반복 루틴은 알림 없이 오늘 목록에만 표시되도록 했습니다. 그 결과 하루 알림 수는 평균 9.2회에서 5.4회로 줄었고, 알림 스트레스 점수도 3.7점에서 2.6점으로 내려갔습니다.

실패 사례 1: 모든 일을 앱에 넣으려 했다

가장 큰 실패는 아주 작은 일까지 전부 등록한 것입니다. Todoist 첫 주에는 “물 마시기”, “책상 정리”, “슬랙 확인”, “메일함 열기” 같은 2분짜리 일까지 모두 넣었습니다. 하루 할 일이 18개까지 늘었고, 완료 체크는 많았지만 중요한 업무는 밀렸습니다. 9월 첫 주 유지율은 82%였지만, 실제 핵심 업무 완료율은 61%였습니다.

이후 기준을 바꿨습니다. 5분 이내 바로 할 수 있는 일은 앱에 넣지 않고 즉시 처리했습니다. 앱에는 10분 이상 걸리거나, 마감이 있거나, 다른 사람과 연결된 업무만 등록했습니다. 이 기준을 적용한 뒤 하루 평균 등록 수는 14.8개에서 10.7개로 줄었고, 핵심 업무 완료율은 61%에서 79%로 올라갔습니다.

실패 사례 2: 반복 업무를 너무 촘촘하게 만들었다

TickTick을 쓰면서도 실패가 있었습니다. 반복 루틴 기능이 좋아 보여서 주간 회고, 운동, 독서, 메일 정리, 가계부, 업무 백업까지 전부 반복으로 만들었습니다. 첫 주에는 반복 할 일이 1주일에 34개였습니다. 그런데 실제로 완료한 것은 21개뿐이었고, 반복 할 일이 쌓이면서 오히려 부담이 됐습니다.

이후 반복 업무를 12개로 줄였습니다. 업무 관련 반복은 주간 계획, 금요일 회고, 월말 정산 3개만 남겼고, 개인 루틴도 운동과 독서처럼 실제 유지 가능한 것만 남겼습니다. 반복 업무 완료율은 61.7%에서 88.2%로 올라갔습니다.

오류 사례와 불편했던 점

Todoist에서 불편했던 오류성 경험은 날짜 해석이었습니다. 제가 “다음 금요일 오전 보고”처럼 애매하게 입력했을 때, 제가 의도한 날짜와 다르게 들어간 적이 4주 동안 3회 있었습니다. 앱 오류라기보다는 제 입력 방식이 애매했던 것이 원인이었습니다. 이후 날짜는 “10/18 10:00 보고서 공유”처럼 숫자로 적었습니다.

TickTick에서는 캘린더 연동 후 중복 일정이 보인 적이 있었습니다. Google Calendar의 개인 캘린더와 업무 캘린더를 모두 켜둔 상태에서 같은 회의가 2개처럼 보였습니다. 10월 8일에 이 문제로 오전 일정 1개를 중복으로 막아두는 실수를 했고, 실제 작업 가능 시간을 40분 정도 적게 잡았습니다. 이후 TickTick에서는 업무 캘린더만 표시하도록 바꿨습니다.

개선 후 체크리스트

[할 일 등록 기준]
1. 5분 이내 끝나는 일은 바로 처리
2. 10분 이상 걸리면 앱에 등록
3. 마감 시간이 있으면 반드시 시간까지 입력
4. 다른 사람에게 영향 주는 일은 P1 또는 중요 표시
5. 반복 업무는 주 12개 이하로 제한

[알림 기준]
1. 회의 알림은 캘린더 앱에서만 받기
2. 할 일 앱 알림은 마감 30분 전 1회
3. 반복 루틴은 알림 없이 오늘 목록에만 표시
4. 하루 알림 목표는 6회 이하
5. 알림이 10회 넘으면 다음 날 설정 재조정

최종 결론: Todoist는 빠른 정리, TickTick은 일정 기반 실행에 강했다

8주 동안 Todoist와 TickTick을 직접 비교해본 결과, Todoist는 할 일을 빠르게 입력하고 프로젝트별로 정리하는 데 좋았습니다. 업무 요청이 많고, 생각나는 일을 즉시 수집해야 하는 사람에게 잘 맞았습니다. 실제로 1개 할 일 입력 시간은 Todoist가 평균 11.8초로 TickTick보다 약 3초 빨랐습니다.

반면 TickTick은 일정과 할 일을 같이 보며 실행 계획을 세우는 데 더 좋았습니다. 캘린더 보기와 타이머를 함께 쓰면서 하루에 할 일을 과하게 잡는 일이 줄었습니다. 할 일 관리 유지율은 Todoist 78.6%, TickTick 84.3%였고, 업무 누락은 Todoist 7건에서 TickTick 3건으로 줄었습니다.

다만 결과는 앱 자체보다 설정 방식의 영향도 컸습니다. Todoist를 쓸 때 알림을 너무 많이 켜서 스트레스가 높았고, TickTick에서는 반복 업무를 너무 많이 만들어 부담이 생겼습니다. 결국 할 일 관리 앱은 많이 넣는 도구가 아니라 덜어내고 실행하게 만드는 도구여야 했습니다.

제 기준에서 빠른 업무 수집과 깔끔한 프로젝트 관리를 원하면 Todoist가 편했고, 일정표를 보며 현실적인 하루 계획을 세우고 싶다면 TickTick이 더 잘 맞았습니다. 중요한 것은 어떤 앱을 쓰든 등록 기준, 알림 기준, 반복 업무 기준을 숫자로 정하는 것이었습니다. 앱을 바꾼 것보다 기준을 바꾼 뒤에 업무 누락과 알림 스트레스가 더 크게 줄었습니다.